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【就活2024】就活メール添削講座！ OG・OB訪問の依頼、辞退する時に気をつけることは？

大学２・３年生からなんとなく意識し始める就活。でも正直、何から始めたらいいのか分からないという人も多いはず。そこでノンノが総力をあげて、内定獲得のヒントを大調査！

知らないうちに損しているかも…就活メール添削講座

ただの連絡ツールと思わないで！ 失礼なメールを送り続けていると、印象もダウン。ビジネスマナーのプロに正しいメールの送り方を聞きました。

教えてくれたのは…
美土路雅子さん

ワイズ・キャリア代表。キャリアコンサルタントとして活躍中。マイナビオフィシャル就活BOOK『要点マスター！就活マナー』も監修。

就活メールの基本をチェック

メールは手紙やSNSとはマナーが異なることを意識する

メールアドレスをビジネス用に整える

署名を設定する

返信は24時間以内＆常識的な時間に送る

「最近の学生はLINEに慣れているのでラフになりすぎている傾向が。メールはずっと残るものなので、＂文章が失礼＂＂内容が明確でない＂＂そっけない＂に気をつけて、緊張感を持って送ること。また、メールアドレスは不思議なものほど目に留まる傾向に。名前など無難なものに変更を。メール下部に署名も設定しておきましょう。メールの返信は就業時間内が基本です。急ぎの要件なら、＂遅い時間に失礼します＂と一言添えて」（美土路さん、以下同）

知らないうちに損しているかも…就活メール添削講座
就活2024OB・OG訪問の依頼をするときのメールの送り方

Ａ タイトルは15字程度で要件を簡潔に

「件名が長すぎると、相手がひと目で内容を把握できません。【OG訪問のお願い／集英大学・集英花子】など【　】を活用しながら要件は15文字以内で簡潔に。名前も記載して」

Ｂ 社名の省略や敬称のダブリに注意

「株式会社を（株）と省略するのはNG。担当者名が分かっているなら担当者名の後に＂様＂をつけて。この場合は社名に＂御中＂は不必要です。名前を間違えないようにも注意！」

Ｃ まずは連絡先の入手経路を明らかに

「自己紹介文の後は、用件を伝える前に、相手の連絡先を誰から教えてもらったのかきちんと説明しましょう。紹介者が分からないと不審に思われます」

Ｄ 問いかけ表現はきつい印象に

「メールでの問いかけ表現は、相手にややきつい印象を与えるので避けること。＂お話を伺いたいと考えております＂といった＂？＂を使わない表現に変更を」

Ｅ 相手の立場を思いやる一言を

「一方的にお願いをするのではなく、＂お忙しいところを恐れ入りますが＂＂お手数をおかけしますが＂など、謙虚な気持ちを表すクッション言葉を添えて」

Ｆ 署名欄に装飾やアカウントは不要

「署名の囲みは絵文字や記号は使わず、シンプルなものがベスト。ビジネスの場で、私的利用をしているSNSアカウントを載せるのもNG。OB・OGは友達ではありません」

就活2024OB・OG訪問のお礼をするときのメールの送り方

Ａ メールの件名は勝手に変えない

「メールの件名を変えると相手が管理しづらくなってしまいます。＂Re:【OG訪問のお願い】……＂のまま継続を。＂！＂などの感嘆符も就活メールには不要です」

Ｂ 株式会社表記の位置を間違えない

「＂株式会社＂の表記は社名の前にあるとは限りません。複数の企業とやりとりしていると位置を間違えやすいので、必ず確認を。複数回のやりとり後でも（株）と省略はNG」

Ｃ 急になれなれしい態度をとらない

「直接会った相手だからと言葉づかいや記号の多用などフランクすぎる文章は失礼です。社内用語の＂お疲れさまです＂を使うのもNG」

Ｄ お礼は具体的な感想を必ず入れる

「話を聞いて勉強になったことや感じたことを具体的に書くことが礼儀（＂参考＂よりも ＂勉強＂のほうが好印象！）。形式だけの文面や上司へのアピール要求はもってのほか！」

Ｅ LINEのIDは交換を強要しない

「緊急連絡先として伝えるべきは電話番号。ビジネスでのやりとりは電話とメールがマナー。一方的に送ることで相手のIDを強要することにもなります」

就活2024会社説明会やインターンをキャンセルする場合のメールの送り方

Ａ あて名など基本要素の省略はNG

「やりとりが始まったとはいえ、あて名や自分の名前を省略するのはNG。きちんとあいさつを述べて、＂お忙しいところを恐れ入ります＂などのクッション言葉も添えること」

Ｂ １行は30字程度を目安に

「スマホからビジネスメールを打つ時は要注意。区切りのいいところや、１行あたり30文字前後を目安に改行を。文脈が変わる時にも１行あけると読みやすくなります」

Ｃ 話し言葉はNG

「メールでは＂申し訳ございません＂＂よろしくお願い申し上げます＂など丁寧な言葉づかいや敬語を心がけましょう。＂了解です＂＂大丈夫です＂と口語で簡潔すぎる文章もNG」

就活2024面接の日程を変更するときのメールの送り方

Ａ 社名や部署など相手の所属を明記

「２回目以降も、あて名部分には相手の名前だけでなく、会社名や部署名などの所属まで省略せずに、きちんと明記するのがマナーです」

Ｂ 自分の都合で日程を提案しない

「相手の時間をいただくのに、自分の都合で一方的に日程を提案するのは失礼にあたります。＂ご都合のよろしい日時をご教示くださいますようお願いいたします＂とお伺いを立てて」

Ｃ 太字や色づけなどの加工はしない

「重要なポイントを目立たせようとあえて色をつけたり、太くしたり、アンダーラインを引くなどの加工は悪目立ちするので避けたほうが無難です」

Ｄ 相手にとっての読みやすさを意識

「日にちを書くなどの箇条書きの文頭には●や◆などの記号をつけたり、＂５月18日（木）＂のように月日や曜日も省略せずに書くと見やすくなります」

断るのって難しい…

キャンセル＆辞退のメールで気をつけることは？

「断る場合、先方は早く連絡が欲しいはずなので、まずは電話をして直接伝えるのがマナー。その後、＂先ほどお電話をさせていただきましたが、このたびは機会をいただいたのにもかかわらず参加できずに申し訳ございません＂とお詫びメールを。また、理由を正直に話すよりも、まずは＂一身上の都合で＂＂先に決まっていたので＂などの表現のほうが心証はよくなると思います」

就活でのメールの送り方がわかる！

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2023年３月号掲載
モデル／出口夏希　撮影／千葉タイチ　ヘア＆メイク／中山友恵　スタイリスト／松尾正美　イラスト／倉田知佳（スタジオ・キーストン）　取材・原文／宮平なつき　国分美由紀　中西彩乃　web構成／轟木愛美　web編成／ビーワークス
2024年6月号
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